Informačná povinnosť prevádzkovateľa

podľa ustanovenia čl. 13 a čl. 14 NARIADENIA EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov), ďalej len „Nariadenia GDPR“ a § 19 a nasl. zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov, ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“ .

Identifikačné a kontaktné údaje Prevádzkovateľa sú:
Obchodné meno: Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky (ďalej len „ministerstvo“)
Sídlo: Hlboká cesta 2, 833 36 Bratislava, Slovenská republika
IČO: 00699021
Kontaktné údaje: 00421/2/5978 1111, 00421/906 072 222, info@mzv.sk
Kontaktné údaje na zodpovednú osobu: 00421/2/5978 2025, ochranaudajov@mzv.sk

Ministerstvo spracúva osobné údaje dotknutých osôb pri realizácii úloh a povinností vyplývajúcich z platnej legislatívy a jeho špecifických úloh, pričom dotknutou osobou je každá fyzická osoba - jednotlivec, ktorej sa osobné údaje týkajú.

Rozsah spracúvaných osobných údajov vyplýva z príslušných právnych predpisov alebo je daný účelom ich spracúvania. Ministerstvo spracúva iba také osobné údaje, ktorých spracúvanie je nevyhnutné na plnenie účelu spracúvania.

Ministerstvo spracúva osobné údaje na právnom základe, ktorým je:

• súhlas dotknutej osoby,
• plnenie zmluvných povinností,
• zákonná povinnosť prevádzkovateľa,
• plnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi.

V prípade, ak je spracúvanie osobných údajov zákonnou požiadavkou, teda ak sú osobné údaje spracúvané podľa osobitných predpisov, neposkytnutie osobných údajov môže mať za následok nemožnosť realizácie zákonných úloh a povinností ministerstva.

Osobné údaje sú uchovávané počas doby nevyhnutnej na dosiahnutie účelu, ktorý je stanovený zákonnými požiadavkami, trvaním platnosti súhlasu alebo do jeho odvolania, alebo na dobu nevyhnutnú na plnenie zmluvných podmienok.
Ak spracúvané osobné údaje nie sú súčasťou registratúrneho záznamu, bezprostredne po splnení účelu spracúvania osobných údajov sú osobné údaje zlikvidované. V prípade, ak spracúvané osobné údaje sú súčasťou registratúrneho záznamu, pri likvidácii sa postupuje v súlade s osobitným vnútorným predpisom ministerstva (registratúrnym poriadkom).

Osobné údaje spracúvané ministerstvom môžu byť poskytnuté príjemcom, ktorí majú postavenie samostatných prevádzkovateľov a ktorým na základe osobitného predpisu, medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, alebo súhlasu dotknutej osoby je ministerstvo povinné alebo oprávnené ich poskytnúť. 

Prenos osobných údajov medzi ministerstvom (alebo iným orgánom SR) a zastupiteľským úradom SR v zahraničí sa nepovažuje za prenos do tretej krajiny. Rovnako sa za prenos do tretej krajiny nepovažuje prenos v rámci orgánov a inštitúcií členských štátov Európskej únie. Takýto prenos nie je obmedzený ani zakázaný. Za splnenia určitých podmienok môže ministerstvo preniesť osobné údaje aj inej medzinárodnej organizácii. V prípade, že dôjde k prenosu osobných údajov mimo územia EÚ, tak len za splnenia podmienok požiadaviek vyplývajúcich z všeobecného nariadenia o ochrane údajov. 

• Právo získať od ministerstva potvrdenie o tom, či sú v informačných systémoch ministerstva spracúvané jej osobné údaje. V prípade, ak ministerstvo spracúva osobné údaje dotknutej osoby, má právo získať prístup k týmto údajom a ďalšie údaje podľa čl. 15 všeobecného nariadenia o ochrane údajov.
• Právo požadovať opravu údajov, ktoré sa jej týkajú, ak sú nesprávne a na doplnenie osobných údajov, ak sú neúplné.
• Právo na vymazanie údajov (likvidáciu údajov) dotknutej osoby vrátane práva na zabudnutie údajov, a to v prípade ak skončil účel spracúvania, alebo dotknutá osoba odvolala súhlas, alebo ak dotknutá osoba namietala voči spracúvaniu, alebo v prípade nezákonného spracúvania podľa čl. 17 všeobecného nariadenia o ochrane údajov.
• Právo na obmedzenie spracúvania podľa čl. 18 všeobecného nariadenia o ochrane údajov.
• Právo na prenesenie údajov v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte ďalšiemu prevádzkovateľovi, ak je to technicky možné a ak sú osobné údaje spracúvané na základe súhlasu dotknutej osoby alebo na základe zmluvy alebo sa spracúvanie vykonáva automatizovanými prostriedkami.
• Právo namietať spracúvanie osobných údajov podľa čl. 21 všeobecného nariadenia o ochrane údajov.
• Právo, aby sa na ňu nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, pričom však ministerstvo nespracúva osobné údaje dotknutých osôb za účelom automatizovaného profilovania dotknutej osoby podľa čl. 22 všeobecného nariadenia o ochrane údajov.
• V prípade, ak sa spracúvajú osobné údaje dotknutej osoby na základe jej súhlasu, dotknutá osoba má právo svoj súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.
• Právo podať sťažnosť dozornému orgánu, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky alebo uplatniť súdny prostriedok nápravy.

Dotknutá osoba môže uplatniť svoje práva podaním žiadosti, a to:

• elektronicky prostredníctvom emailu na adresu ochranaudajov@mzv.sk,
• listinným spôsobom prostredníctvom doporučenej listovej zásielky na adresu ministerstva.

Ministerstvo môže požiadať dotknutú osobu o poskytnutie dodatočných informácií potrebných na overenie jej totožnosti. Žiadosti sú vybavované bezplatne okrem prípadov, ak sú žiadosti preukázateľne neopodstatnené alebo neprimerané, najmä pre ich opakujúcu sa povahu, v takom prípade môže ministerstvo požadovať primeraný poplatok alebo odmietnuť konať na základe žiadosti.
Ministerstvo informuje dotknutú osobu o spôsobe vybavenia žiadosti bezodkladne, avšak najneskôr v lehote do jedného mesiaca odo dňa prijatia žiadosti. V odôvodnených prípadoch môže byť táto lehota predĺžená o ďalšie dva mesiace a to aj opakovane. Dotknutá osoba bude informovaná o každom predĺžení lehoty spolu s dôvodmi zmeškania lehoty. Ministerstvo na žiadosť odpovedá písomne v listinnej alebo elektronickej podobe, spravidla rovnakými prostriedkami, akými bola žiadosť doručená.

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava, Slovenská republika, kontaktné údaje: 00421/2/3231 3214, e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk.